Dokumenten-Management mit ecoDMS

Warum Dokumentenmanagement?

In der digitalen Ära ist die effiziente Verwaltung von Dokumenten entscheidend für den Geschäftserfolg. ecoDMS bietet eine umfassende Lösung, die nicht nur Ihre Dokumente sicher verwaltet, sondern auch deren Zugänglichkeit und Handhabung revolutioniert.

Entdecken Sie, wie ecoDMS Ihr Unternehmen transformieren kann.

Die Vorteile eines effektiven DMS

Ein modernes Dokumentenmanagementsystem wie ecoDMS ermöglicht es, sämtliche Dokumente zentral und sicher zu speichern. Dadurch werden die Zugriffszeiten verkürzt und Prozesse optimiert, was zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen führt. Mitarbeiter können von überall auf notwendige Informationen zugreifen, was besonders im Home-Office Zeitalter von unschätzbarem Wert ist.

Zeit- und Kostenersparnis

Ein DMS minimiert den Zeitaufwand für das Auffinden und Verwalten von Dokumenten. Durch die zentrale Archivierung werden Dokumente schneller gefunden und der Zugriff auf Informationen ist effizienter, was direkte Kosteneinsparungen ermöglicht.

Standortunabhängiges Arbeiten

Die Flexibilität des DMS erlaubt Mitarbeitern, von jedem Ort aus auf Dokumente zuzugreifen, was besonders für Remote-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle wichtig ist.

Verbesserte Transparenz

Durch die zentrale Verwaltung von Dokumenten in einem DMS wird die Transparenz erhöht. Änderungen an Dokumenten sind nachvollziehbar und es ist stets klar, welche Version aktuell ist.

Unmittelbare Auskunftsfähigkeit

Mitarbeiter können schnell und einfach auf Anfragen reagieren, indem sie benötigte Dokumente sofort finden und darauf zugreifen, was die Kundenzufriedenheit und die interne Kommunikation verbessert.

Einhaltung von Fristen

Ein DMS unterstützt effektive Terminverwaltung und hilft bei der Einhaltung von Fristen durch Erinnerungen und automatisierte Wiedervorlagefunktionen, was besonders bei vertraglichen Vereinbarungen und Rechnungswesen von Bedeutung ist.

Kernkomponenten von ecoDMS

Erfassen

Das DMS erfasst physische und elektronische Dokumente durch Digitalisierung und OCR-Technologie, die Texte lesbar und durchsuchbar macht. Dies ist der erste Schritt, um Ihre Informationslandschaft zu transformieren.

Verwalten

Effizientes Dokumentenmanagement beginnt hier: Organisieren Sie Ihre Daten so, dass sie leicht zugänglich und sicher sind. Das DMS ermöglicht es, Berechtigungen zu setzen und die Dokumentenzugriffe zu kontrollieren.

Speichern

Dokumente werden sicher in einem strukturierten Archiv abgelegt, das eine schnelle Wiederherstellung und einfache Verwaltung ermöglicht. Die Speicherung erfolgt gemäß den Compliance-Richtlinien und gewährleistet Datenintegrität.

Bewahren

Langfristige Aufbewahrung von Dokumenten unter Einhaltung rechtlicher und geschäftlicher Anforderungen. Ein DMS sorgt für revisionssichere Archivierung, die den Zugriff auf historische Daten erleichtert.

Bereitstellen

Die Verfügbarkeit von Dokumenten für berechtigte Nutzer wird durch das DMS optimiert, egal ob im Büro oder mobil. Dies erhöht die Effizienz und unterstützt agile Arbeitsmethoden.

Funktionen und technische Details

Maximale Kontrolle und Flexibilität – ecoDMS bietet fortschrittliche Funktionen zur Dokumentenbearbeitung und -verwaltung, die die Arbeitsweise Ihres Unternehmens verändern werden. Von der einfachen Dokumentensuche bis hin zur komplexen Versionierung – jedes Feature ist darauf ausgerichtet, Ihre täglichen Abläufe zu vereinfachen und zu beschleunigen.

 

Rechtliche Konformität und Sicherheit

Einhalten von Standards und Gesetzen – Mit ecoDMS können Sie sicher sein, dass alle gesetzlichen Anforderungen wie DSGVO und GoBD erfüllt sind. Unsere Lösung bietet nicht nur Sicherheit in der Dokumentenarchivierung, sondern auch in der Datenverarbeitung und -übertragung.

 

Implementierung und Anpassung

Einfache Integration und individuelle Anpassung – Die Implementierung von ecoDMS in Ihrem Unternehmen ist unkompliziert und wird durch unsere Experten unterstützt. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens abgestimmt sind.

Beginnen Sie Ihre digitale Transformation!

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über ecoDMS zu erfahren und wie es Ihr Unternehmen unterstützen kann. Nutzen Sie unsere kostenlose Demo und erleben Sie die Vorteile eines professionellen Dokumentenmanagementsystems selbst.

04955 18 33 100